De laatste vergadering van het schooljaar

Bijgewerkt: 28 jun 2020

Op de meeste scholen is er nog één vergadering met het hele team. Iedereen is doodop en wil maar één ding: vakantie. ‘Laat mij effe gewoon gerust,’ is bij velen het overheersende gevoel.


Eigenlijk mag deze vergadering maar één overkoepelend doel hebben: zorgen dat iedereen met een gerust gevoel de vakantie ingaat.


Hoe pak je dat aan als directie of (bege)leider van de vergadering? Enkele tips uit praktijk en wetenschap:


1. Beperk de vooraf vastgelegde inhoud tot een minimum.

Integendeel: het enige dat in deze vergadering echt telt, is waar het team nog mee in het hoofd of de maag zit. Vraag aan de mensen wat ze nog willen weten voor ze in vakantie gaan. Vraag waarover ze vinden dat er best nog even overleg is. NIET aan het einde van de vergadering, maar aan het begin. Je weet meteen hoe het zit met je team en de vergadering is niet de jouwe, maar die van iedereen.

In de lijn daarvan: vraag je af of onderwerp dit of dat echt NU moet besproken worden. Dat geldt zowel voor wat je zelf dacht aan te brengen als voor wat uit het team komt. Kan het een andere keer? Doe het dan een andere keer. Een nogal persoonlijk punt? Dat kan nog in een persoonlijk gesprek, niet op de vergadering.

2. Check de expliciete barometer.

Zorg dat iedereen zijn ei over afgelopen schooljaar kwijt is. In de lijn daarvan: zorg ervoor dat iedereen de kans heeft te uiten wat nog geuit moet worden. Dat brengt rust. Mogelijke vragen: Wat neem je mee uit afgelopen schooljaar? Wat voel of denk je als je terugdenkt aan dit schooljaar?

In dezelfde denklijn: kom te weten wat ieders hoop, verwachtingen en angsten zijn voor volgend schooljaar.

Ik noem dat de expliciete barometer: een check-up van alle zichtbare, uitgesproken, door iedereen gekende elementen van het ‘weer’ op je school.

Af te raden werkvorm: het klassieke rondje. Ik begin in deze blog zelfs niet aan een opsomming van de nadelen daarvan in deze context.

Aan te raden werkvorm: erg afhankelijk van het team. In de meeste teams is een ‘gesprek op voeten’, in kringvorm of met achter elkaar gaan staan, een nuttige werkvorm. In andere teams zorgt werken met digitale ondersteuning voor meer openheid. Mensen mogen dan bijvoorbeeld wat ze kwijt willen, intikken in een Google form, die al dan niet voor iedereen zichtbaar wordt geprojecteerd. Een werkvorm die voor velen veilig voelt en waarbij iedereen automatisch aan het denken moet.

3. Check de impliciete barometer. De impliciete barometer: dat is het deel van het weerbericht van je school dat moeilijker in woorden te vatten, maar wel heel voelbaar is. Het is de sfeer die er hangt, de onuitgesproken zaken. Soms is de impliciete barometer belangrijker dan de expliciete… Enkele elementen die je veel vertellen:

- Hoeveel mensen in het team nemen het woord? Zijn dat altijd dezelfde?

- Hoe is de humor? Onbestaande, leuk en luchtig of net eerder sarcastisch en zwart?

- Hoe vaak kijken mensen op hun telefoon?

- Praten mensen vrijuit of heb je het gevoel dat ze hun woorden erg wikken en wegen?

Een bijzonder waardevol element om in de gaten te houden is of er een ‘achterafvergadering’ is: op de parking, in een klas of (moeilijker te checken) online. Als kleine groepjes mensen een achterafvergadering houden en er wordt daar meer gezegd dan tijdens de eigenlijk vergadering, dan is dat een veeg teken… Dan is er werk aan de vergadercultuur en de sfeer op school.

4. Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid. Weten wanneer je bereikbaar moet zijn voor de school: het klinkt ontzettend simpel, maar het brengt o zo veel rust. Spreek af wie, wanneer en via welk medium bereikbaar moet zijn. Wanneer word je verwacht mails te checken? Van wanneer tot wanneer hoef je helemaal niet bereikbaar te zijn? Iedereen is moe en heeft in de afgelopen weken waarschijnlijk wel eens te kort of te hevig gereageerd op een collega. Het is niet het moment om daarvan de rekening te maken.

5. Eindig samen én prettig.

Nog even afsluiten in de werkgroepen, de mededeling van iemands ontslag, de herinnering aan administratieve formaliteiten of het snel nog opstellen van een voorlopig toezichtenrooster: allemaal nefast voor een zorgeloos begin van de vakantie…

Een extra tip voor schoolculturen waar de directie meer coördinator (tussen de mensen) als ‘baas’ (boven de mensen) is of wil zijn: leid deze vergadering niet zelf. Geef die rol aan een teamlid dat hier sterk in is of aan een externe begeleider. Zo kan ook jij veel beter je ei kwijt en creëer je verbondenheid met je team. Klinkt simpel, doet wonderen.

Ik wens jullie alvast een fijne laatste vergadering!


Steffie


68 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven